Оказывается, многие офисные работники постоянно испытывают стресс от электронной переписки. Исследователи шотландских университетов Глазго и Пейсли выяснили, что большинство сотрудников офиса проверяет почту от 30 до 40 раз в час. Огромное число писем оказывает на людей сильное давление, но просматривать их реже или сократить количество корреспонденции они не могут. Груз ответственности за ведение переписки заставляет сотрудников находиться в постоянном напряжении: они боятся, что пропуск важного письма вызовет проблемы в работе. Исследований о влиянии электронной почты на россиян пока нет, но многие из нас не знают элементарных правил деловой переписки и не справляются с большим объемом информации.
НЕТ ИНФОРМАЦИОННОЙ ПЕРЕГРУЗКЕ!
Из-за того что человечество все сильнее ощущает перегруженность информацией, в последнее время обсуждаются причины, разрабатываются пути решения этой проблемы.
Так, в апреле 2008 года New York Times сообщила, что «электронная почта стала бичом некоторых людей в профессиональной жизни» из-за перегрузки информацией.
Николас Карр, бывший исполнительный редактор Harvard Business Review, в своей книге «Мелководье: что Интернет делает с нашим разумом» утверждает: электронная почта эксплуатирует основной человеческий инстинкт поиска новой информации, делая людей зависимыми, заставляя их «бездумно нажимать рычаги в надежде получить дозу социальной и интеллектуальной пищи».
Многие психологи считают, что сложившаяся практика работы с электронной почтой наносит вред душевному здоровью. Одним из раздражающих факторов является спам. Несмотря на различные фильтры, в ящик постоянно приходит огромное количество ненужной корреспонденции, что по-настоящему нервирует сотрудников. Ведь в большинстве случаев спам приходится удалять самостоятельно. Иногда вместе с ним по ошибке исчезают и нужные письма.
За определенный период времени электронный почтовый ящик может быть переполнен; становится трудно управлять информацией, содержащейся в присланных письмах, внимание рассеивается.
Эксперты призывают руководителей компаний серьезно отнестись к результатам исследований стресса среди сотрудников. Ведь он меняет образ мыслей людей и негативно влияет на эффективность их работы.
На Западе проблемами профилактики и управлением стресса, полученного от использования электронной почты, озадачились более 40 лет назад. В России занимаются этим вопросом только последние несколько лет: по мере того как компании стали объявлять персонал самым главным
ценным ресурсом. Но, как говорят аналитики, пока большинство российских компаний не только ничего не предпринимает для минимизации стресса на рабочем месте, но даже не признает необходимость работы с этой проблемой.
Какой точки зрения придерживаются специалисты, мы узнали у семейного психолога Веры Леонидовны Комаровой (www.mirvdushe.ru).
- Вера Леонидовна, насколько остро сегодня стоит проблема информационной перегрузки на рабочем месте?
- Думаю, что этот вопрос достаточно актуален. Ведь в течение дня к сотруднику поступает огромный объем нужной и ненужной информации. Кто-то профессионально «отделит зерна от плевел», оперативно определит важное и первостепенное, а ненужное в данный момент - отложит в папку «Чуть позже!».
Во многом успех работы зависит от внутреннего состояния человека, его уверенности в себе, своих профессиональных и личностных качествах. От умения сочетать функции аналитика с гибкостью, от наличия креативности и оперативности, от способности отдыхать, от внутренней гармонии всех субличностей (тот, кем является человек в жизни: муж-жена, сын-дочь, папа-мама, начальник-подчиненный, умный, ленивый, профессиональный, заботливый, быстрый, ответственный и т.д.), - от всех этих составляющих зависит, сможет ли сотрудник избежать стресса от переизбытка информации на работе.
- Как возникает информационная перегрузка?
- Под информационной перегрузкой принято понимать трудности осмысления некой задачи, проблемы, над которой трудится человек, и принятия по ней решения, причиной чего как раз и является избыток информации.
Он возникает как снежный ком: у каждого своя скорость восприятия и переработки
данных, для кого-то пять писем в день - это много, а кто-то и с сотнями разбирается без напряжения! Если человек стесняется, не умеет просить помощи, скован, впадает в ступор от ситуации, в которой возникает чувство: «Все, конец наступил!», он теряет способность соображать, страх и отчаяние парализуют его. Тогда, вероятно, и наступает та самая усталость. В этот момент важно «перезагрузиться»: отвлечься, отдохнуть (чашка кофе с коллегой или недельный отдых - это зависит от степени переутомления), рассортировать письма по важности -первое, второе... пятое, спам отправить в соответствующую папку. Не нужно суетиться - пользы от этого не будет.
- Какие методы минимизации перегруженности информацией известны на сегодняшний день?
- Если к основным причинам перегрузки можно отнести, например, стремительный рост новой информации, которая привносится в нашу жизнь, то нужно сузить круг важных тем, исходя из собственных интересов. Если вы ощутили, что простота дублирования и передачи данных через интернет втягивает в чрезмерный обмен нужной и (или) ненужной информацией - подумайте, действительно ли долгое нахождение во Всемирной сети так необходимо.
Овладение большим количеством доступных каналов входящей информации (например, телефон, электронная почта, мгновенный обмен сообщениями) еще больше загружает мозг и чувства - позаботьтесь о себе, оставьте время и силы для прогулок, расслабления, реальных, а не виртуальных, встреч с друзьями; научитесь обращать внимание на противоречия, несвязность и неточности в имеющейся информации и...грамотно с ней обращаться.
- Как правильно организовать работу с e-mail?
- Мне кажется, ответственность в этом случае лежит на руководстве или подразделении, которое ответственно за распределение информационных потоков. Во многих компаниях перекрыт выход на некоторые сайты, типа «Одноклассники», «ВКонтакте», на многие другие развлекательные ресурсы, которые, по мнению руководства, мешают производственному процессу, хотя пятиминутные паузы в течение рабочего дня могут послужить во благо - человеку важно переключаться и отдыхать. Перекуры и перерывы на кофе-чай приветствуются или не возбраняются, так почему бы сотруднику не обменяться парой-тройкой приятных фраз, не прочитать новости, не пройти тест или посмотреть новые фотографии родных и любимых?
ПИШИТЕ «ПРАВИЛЬНЫЕ» ПИСЬМА
Психологи советуют распределять письма по степени важности еще в начале рабочего дня. Систематизируя поступающую информацию и учитывая правила деловой электронной переписки, можно достичь успехов во взаимодействии с коллегами, партнерами и повысить продуктивность работы.
Ведь электронная почта давно стала незаменимым инструментом общения не только в повседневной жизни, но и в бизнесе. Умение вести деловую переписку - один из необходимых навыков современного сотрудника, в чьи обязанности входит взаимодействие посредством e-mail. Навыки «делового общения онлайн» требуются менеджерам по
туризму, менеджерам по работе с клиентами, торговым представителям, офис-менед-жерам, помощникам руководителя и т.д.
Итак, любое письмо начинается с темы: специалисты по сетикету (этикету электронной почты) уверены, что она должна содержать не более десяти слов и отражать главную мысль сообщения, например, «Копия договора поставки товара».
Основные правила написания электронного письма можно отразить в нескольких пунктах.
5 «НЕ» при написании делового письма:
1. НЕ пишите сложным и витиеватым языком: емкие, четкие формулировки и небольшие предложения гарантируют, что ваше сообщение будет просто для восприятия;
2. НЕ стоит прикреплять файлы большого объема: можно отправить их на файлооб-менник и вставить в письмо лишь ссылки, а для конфиденциальных данных поставить пароль, который сообщить в письме;
3. НЕ отправляйте письма в пятницу вечером, так как они, скорее всего, будут прочитаны в понедельник, когда корреспонденции итак много;
4. НЕ нужно растягивать цепочку цитирования, в которой сложно что-то отыскать, при длительной переписке с одним человеком. После обсуждения одного вопроса приступайте к другому. Новый предмет письма - новое сообщение с точным указанием темы в поле «Тема».
5. НЕ забудьте использовать функцию «Ответить всем» при ответе на письмо, полученное от нескольких адресатов. Иначе не все написавшие получат его.
Отправив электронное письмо, многие волнуются, дошло ли оно до адресата. И в следующий раз ради собственного спокойствия отправляют уведомление о получении. Но по правилам сетикета такая отметка является признаком неуважения и недоверия к своему партнеру. Лучше позвонить адресату и уточнить, получил ли он письмо. Довольно часто для подтверждения используется следующая формулировка: после текста основного сообщения, перед электронной подписью адресанта, помещается фраза: «Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам».
Марина Рыбакова
Комментариев нет:
Отправить комментарий