Секунды, минуты, часы, дни, годы... О скоротечности времени говорить не имеет смысла: об этом написаны тысячи книг, стихов и песен. Метафоры соответствуют: песок, вода, дым. Кажется, что время пролетает незаметно, а мы не успеваем ничего сделать: «Ах, если бы в сутках было 48 часов...». Кажется, что успеть все невозможно. Однако прежде чем впадать в пессимизм, стоит спросить себя: что я могу сделать? Многие, задавшись тем же вопросом, пришли к выводу: надо использовать время рационально. Как - научит тайм-менеджмент, что переводится с английского как «управление временем».
ЧТО ЭТО?
Управление временем - сознательный контроль над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором увеличиваются эффективность и продуктивность. Так звучит официальное определение, на деле же воплотить это в жизнь не так легко: необходимо овладеть определенными навыками, инструментами и методами для выполнения конкретных задач. Их много: планирование, распределение, постановка целей, делегирование, анализ временных затрат, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально приемы управления временем применялись в трудовой деятельности, но со временем диапазоны вышли за пределы работы. Такую популярность легко объяснить тем, что навыки тайм-менеджмента не только необходимы в развитии любого проекта, но и помогают правильно организовать свой досуг.
ПРИСТУПАЕМ
Первым делом необходимо поставить себе цель, иначе весь процесс будет бессмысленным. И пусть не всегда легко ее сформулировать или представить конечный результат, примерные наметки в любом случае будут лучше отсутствия цели. На пути к господству над временем вас будут сопровождать списки, таблицы и схемы. На этот случай стоит вооружиться главными помощниками - ручкой и листом бумаги. Специалисты советуют по малейшему поводу составлять списки дел, будь то пресловутый список покупок или долгосрочные бизнес-задачи. После перенесения задач на бумагу станет проще оценить важность и срочность их выполнения и сгруппировать их по кластерам.
МИСТЕР ПРЕЗИДЕНТ СОВЕТУЕТ
Если человек хотя бы немного интересуется тайм-менеджментом, он обязательно скажет вам о матрице Эйзенхауэра. Название очевидно - матрица носит фамилию своего создателя, 34-го президента США. Пусть Дуайт Эйзенхауэр и не стал самым известным политиком в истории Штатов, его система весьма популярна среди тех, кто пытается рационально распределить свое время. Согласно ей все задачи градуируются по критериям важности и срочности. Другими словами, четыре категории дел: важные и срочные, важные и не срочные, неважные и срочные, неважные и не срочные. Специалисты по управлению временем советуют хорошо взвешивать неотложность и значение выполнения той или иной задачи и концентрироваться на первых двух категориях. На важные срочные и не срочные дела специалисты предлагают затрачивать большую часть времени, ведь результат окажет наибольшее влияние на последующий ход событий. С другой стороны, полностью отгораживаться от неважных задач тоже нельзя (незбежно их накопится слишком много), однако на них нужно тратить лишь 10-20 процентов времени.
ПРАКТИКА
Распределять задачи по этой системе, находить или придумывать другую - вопрос, конечно, важный, но в любом случае придется столкнуться с необходимостью претворения этой стройной теории в жизнь. На пути к ней препятствием станут лень, привычка откладывать все на потом и пресловутый русский «авось». Здесь потребуется терпение. Многие компании заинтересованы в том, чтобы помочь сотруднику организовать свое время, поэтому устраивают тренинги централизованно. Если вы не в числе таких счастливчиков, а все успеть хочется, на помощь придут Интернет и книги. Умение организовать рабочее и личное пространство также сэкономит вам не один час: если вы посчитаете, сколько времени тратите на поиски нужных бумаг на столе или одежды в шкафу, сразу поймете, что уборка стоит того.
ПОМИДОРЫ, ЛЯГУШКИ и вы
Задачи рассортированы и упорядочены, самое время приняться за их выполнение. Конечно, несмотря на классификации, всегда остается соблазн заняться чем-нибудь несложным и приятным, однако от этого количество неприятных и нелегких дел будет только расти, давя на вас неотвратимостью проблем. Специалисты предлагают разделываться с неприятными задачами по утрам, а сами дела называют «лягушками». «Съесть лягушку» - значит, сделать шаг к уничтожению горы таких дел. После «лягушки» остальные задачи покажутся намного «вкуснее». Другой метод отсылает нас скорее к флоре, чем к фауне. Итальянец Франческо Чирилло еще в студенчестве придумал способ продуктивной работы, «метод помидора». Схема проста: для ее практикования нужен только таймер (у Чирилло этот прибор был в форме помидора, отсюда - забавное название) и нерешенная задача. Таймер заводится на 25 минут, это время уделяется активной работе, после звонка необходимо отдохнуть пять минут, отметить выполненную задачу, затем - новый «помидор». Такое структурирование времени позволяет понять, как часто вы отвлекаетесь и сколько можно успеть за один «помидор». Мелкие задачи, продолжительностью менее 25 минут, лучше группировать в один «помидор». Если задача отнимает слишком много времени, ее нужно переформулировать в более мелкие. Многие техники тайм-менеджмента страдают излишней сложностью, а потому их трудно реализовать на практике. Эта же проста: научиться точно оценивать время на работу, дисциплинировать и структурировать мышление можно без посторонней помощи. К тому же, чередуя работу и отдых, вы избежите перенапряжения.
Между прочим, о том, как взять себя под контроль и больше владеть собой, писал еще Г-н Гурджиев и его ученик П.Д.Успенский в своей книге "В поисках чудесного"
Комментариев нет:
Отправить комментарий